הפיילוט או מוצר ה-AI שלנו לא מספקים תוצאות. לתקן להרחיב או לחתוך?

בררו קודם את העובדות לאשורן: מה המוצר עושה אוטומטית, מה נעשה ידנית, מה בדיוק הובטח ולמי, כולל ללקוחות. לאחר מכן קבלו החלטה על אופן הגילוי, התוכנית לסגירת הפער והיחס למייסדים, בליווי ייעוץ משפטי. הדבר תלוי ברמת ההפרזה בטענות, בשאלה אם לקוחות שמעו את אותם דברים והאם ניתן לגשר על הפער.

דרשו מכל פיילוט להכריע בהחלטה מוגדרת מראש או להיסגר. המשך הפעילות תלוי בבעל החלטה פעיל, אי-ודאות שנותרה וראיות לכך שפעילות נוספת עשויה לשנות את המסקנה.

השיגו את מדד הפיילוט ואת התוצאות משני הצדדים, כי פיילוטים נופלים על הגדרת הצלחה מעורפלת באותה מידה שהם נופלים על דיוק. אם הדאטה של הלקוח היה הבעיה, הפיילוט היה אמור לזהות זאת בשבוע הראשון. תקנו תחילה את תהליך הפיילוט: מדד מוסכם, בדיקת נתונים בהתחלה ודוחות שבועיים. הדבר תלוי בקיומו של מדד הצלחה מוסכם מראש ובמה שהתוצאות הראו בפועל.

קחו שלושה צוותים ומדדו תפוקה יחידה בכל אחד, לפני ואחרי, כשהכלים פועלים בצורה מוגדרת; שימוש כשלעצמו מעיד רק על סקרנות. השאירו את הרישיונות איפה שהתפוקה עלתה ושנו את אופן השימוש במקומות שבהם שום דבר לא זז. הדבר תלוי בעבודה שהכלים באמת נוגעים בה ובשאלה אם מישהו התאים את התהליך סביבם.

תרגמו את הישגי הפיילוט למספרים שמחזיקי התקציב מבינים, כמו שעות שבועיות שנחסכו או תיקים שטופלו, וחפשו מימון במחלקה שמרוויחה מהמהלך ולא ב-IT. במקביל, בקשו מהספק מתווה פריסה מדורג שמשלמים עליו ככל שמתרחבים. הדבר תלוי במה שהפיילוט מדד ובשאלה אם אפשר להציג את הרווח בכסף או בקיבולת עבודה.

אתרו את סוג הכשל, טפלו בכל קטגוריית השגיאה הזו ולא רק במקרה הספציפי, והוסיפו את מנגנון ההגנה שהיה מונע אותה, כמו הגבלת נושאים, בדיקה לפלטים רגישים או רפי סמך. לאחר מכן הסבירו לפרוספקטים במדויק מה שונה. הדבר תלוי בשאלה אם הכשל היה חולשה מוכרת או משהו חדש לחלוטין.

פיילוטים מצליחים כשיש צוות מגויס, דאטה נקי וקשב רב, בעוד פריסה רחבה לא מקבלת אף אחד מאלה כברירת מחדל. זהו מה משלושת הגורמים היה חסר לצוותים האחרים ותקנו זאת בשני צוותים בלבד לפני המשך ההתרחבות. הדבר תלוי בתיעוד תנאי הפיילוט ובמידת השוני באופי העבודה והדאטה בין הצוותים.

שפטו פנייה יזומה לפי שיחות אפקטיביות והשפעות שליליות. נפח תגובות בלבד לא אומר כמעט כלום. התרחבות תלויה באיכות הטרגוט, דיוק המסרים, מנגנוני אסקלציה והשאלה אם האוטומציה פוגעת בקשר עם לקוחות פוטנציאליים.

בררו אילו תשובות היו שגויות ומדוע לפני שאתם חותכים, משום שכשלים באחזור, מסמכים לא מעודכנים והנחיות לקויות דורשים פתרונות שונים לגמרי. בנו מחדש רק אם שורש הבעיה בר-תיקון באמצעות הדאטה והאחריות שלכם. הדבר תלוי בשאלה אם מסמכי המקור היו אי-פעם טובים מספיק כדי לבסס עליהם מענה.

גלו מדוע כל מודל נעצר: חוסר בבעל בית עסקי, היעדר תשתית הנדסית לפרודקשן, דאטה שמעולם לא היה אמין, או בעיה שאף אחד לא באמת היה צריך לפתור. התיקון נוגע לרוב באחריות ובהנדסה, והיכולות של הצוות הן בדרך כלל העניין המשני. הדבר תלוי בקיומם של מובילים עסקיים לתרחישי השימוש ובשאלה אם ההנדסה מסוגלת לפרוס ולתחזק מודל.

העריכו חידוש לפי סיומי שירות מוצלחים ומעברים שניתן לתקן. ההתאמה תלויה בשאלה אם הנציגים מקבלים הקשר מלא, האם האחריות מוגדרת, והאם העברות שנכשלו נשארות גלויות לעין.